Hvorfor digitalisering – fagartikkelserie del 3.
Stadig flere får øynene opp for fordelene med å ha et regnskap online og hvordan automatisering kan forenkle hverdagen. For oss i SMB Accounting, som har satset på å være et heldigitalt regnskapsbyrå, er det ingen tvil om hva som lønner seg. I denne artikkelen – del 3 i vår fagartikkelserie om hvorfor digitalisering av regnskapet er smart – ser vi på alle fordelene som heldigital regnskapsførsel kan gi de mindre bedriftene, de med omsetning typisk under 10 MNOK.
Skybaserte, digitaliserte regnskapsprogram er fortsatt forholdsvis nytt for en god del bedriftsledere, og det er mange bedrifter som fortsatt benytter seg av lokalt installerte regnskapsprogram. For disse har vi ett hovedråd: bytt til heldigital regnskapsføring snarest mulig!
Her gir vi deg 11 gode grunner til at et online digitalisert regnskap vil øke både lønnsomheten og din profesjonelle image:
Du får profesjonelle funksjoner uten å betale for dem.
Mange funksjoner som tidligere bare fantes i dyre entreprisesystemer er nå gjort tilgjengelige som «allemannseie» i de langt rimeligere, digitale regnskapssystemene. Vi kan nevne funksjoner som remittering, EHF, timeregistrering automatisk bankavstemming og integrasjonsmuligheter mot eksterne systemer som for eksempel kasseløsning.
Lavere kostnad per bilag.
Transaksjonskostnaden går kraftig ned ved økt automatisering og mindre håndtering av mennesker. Det blir færre manuelle prosesser. Ingen inntasting, kontering, påføring av KID-nummer, fakturanummer, osv. Du sparer tid. Og vi sparer tid. Som betyr at du sparer penger.
Regnskapet blir ferskvare.
Du vil alltid ha et regnskap som er helt à jour og tilgjengelig, medenkel og mobil oversikt over inn- og utgående balanse, fakturaer, regninger og utgifter som raskt gir deg et godt overblikk over den økonomiske statusen generelt.
Full kontroll.
Du mister ikke kvitteringer, fakturaer, frister, inn- eller utbetalinger. Systemet strukturerer for deg og passer på – automatisk! Tar du i bruk elektronisk fakturering vil du også få bedre pengeflyt i bedriften og kontinuerlig oversikt på pengeflyten i sanntid.
Ingen fysiske bilag.
Alt ligger lagret «i skyen», alt på ett sted. Det blir slutt på bilagsmapper og arkivering.
Bedre for brukeren/de ansatte – og eksterne.
Systemene er blitt brukervennlige og enkle; med fleksible, menybaserte funksjoner der du velger de funksjonene du selv vil ha i menyene. Du tildeler spesifikk og evt. tidsbegrenset tilgang til hver enkelt bruker, slik at regnskapsføreren, revisor, myndigheter, advokaten, møtebookingsbyrået, M&A-konsulenten (for «Due diligence» gjennomgang) og andre enkelt selv kan hente de dataene de trenger, uten å bry deg.
Enkelt for deg på farten.
Du har tilgang til programmet når som helst og hvor som helst. Med enkel innlogging kan du jobbe fra hvilken som helst datamaskin, i tillegg til fra både mobiltelefonen og nettbrettet. Håndholdte terminaler kan koples på slik at du enkelt skanner inn dokumentasjon rett til riktig prosjekt i regnskapet. Dette gjør regnskapet og faktureringen mye mer fleksibelt, og du kan gjøre deg ferdig med disse oppgavene fortløpende i stedet for at de hoper seg opp.
God integrasjon.
Med bankintegrasjon sendes alle inn- og utbetalinger via din bankkonto automatisk til regnskapsprogrammet ditt, og du har dermed løpende oversikt over kontantstrømmen i selskapet til enhver tid. Dessuten kan regnskapsprogrammene vi benytter i SMB Accounting; som 24SevenOffice og Tripletex; tilby i eget system eller integrere regnskapet med for eksempel nettbutikken din, kundeoppfølgingssystem (CRM), booking- og kassasystem, personalsystem, timeføring, reise-/utlegg, inkasso, rapporteringssystem og selvfølgelig årsavslutning.
Sømløst samarbeid med regnskapsfører.
Ved samarbeid med regnskapsfører er du ikke lenger avhengig av å måtte bruke samme PC eller kopiere filer seg imellom, du kan jobbe med de samme dataene som regnskapsfører samtidig. Samarbeidet med en regnskapsfører blir dermed mye enklere, og her kan det også være penger å spare.
Økt sikkerhet.
En annen stor fordel med et online regnskap er sikkerhetskopieringen. Med en skybasert løsning skjer all sikkerhetskopiering av data fortløpende mens du jobber, og du trenger derfor aldri mer å ta sikkerhetskopier. En stor bekymring mindre å tenke på der altså, dersom uhellet skulle være ute.
Alle programoppdateringer gjøres automatisk.
Du trenger ikke lenger tenke på manuelle oppdateringer av programvare eller nye installasjoner. Med en online løsning vil du til enhver tid ha nyeste versjon av programmet, uten å måtte gjøre noe som helst av oppdateringer selv. Og husk: digitale regnskapsprogrammer er fremtiden. Det er disse som programvareselskapene satser på og oppdaterer. Gamle, fast installerte regnskapssystemer vil faset ut etter hvert.
Konklusjonen:
Den bør være helt klar for alle bedriftsledere i små bedrifter: Ta i bruk et digitalt regnskapssystem jo før, jo heller – i samarbeid med et digitalisert, moderne regnskapsbyrå – som for eksempel oss i SMB Accounting! 🙂 Ta kontakt!
