EHF-faktura er et viktig element i enhver digital regnskapsførsel. Her forteller vi deg hvorfor du skal bruke elektronisk faktura – og hvordan.
Hva er EHF?
EHF – Elektronisk Handelsformat – er et format for elektroniske fakturaer mellom bedrifter og en norsk tilpasning til et felles europeisk fakturaformat. Målet med innføring av EHF er økonomiske og miljømessige besparelser, samtidig som at standardisering og elektronisk behandling gjør behandlingen av fakturaer og kreditnotaer raskere og mer pålitelig. Det benyttes av statlige, kommunale og private virksomheter for sending og mottak av regninger.
En EHF-faktura sendes direkte fra avsenders til mottagers økonomisystem. For å sende EHF-fakturaer må du altså bruke et fakturasystem som har støtte for det – slik som Tripletex og 24SevenOffice.
Alle statlige organisasjoner skal kreve faktura i EHF format. Fra og med 1. januar 2015 ble også alle norske kommuner pålagt å kunne ta imot EHF-fakturaer. De fleste kommuner og bedrifter har allerede gått over til EHF, og de godtar ikke lenger fakturaer på papir.
Hvorfor du skal bruke elektronisk faktura? 5 gode grunner.
- Uunngåelig: Alle virksomheter, offentlige og private, vil ha det – og kreve det.
- Effektivt: Det er enklere å sende EHF-faktura enn brev. DU sparer også tid og penger.
- Sikker sending: Ingenting blir borte i posten. Fordi fakturaen mottas og leses automatisk er du trygg på at den kommer raskt frem til riktig mottager.
- Sikker lagring: Fakturaen lagres automatisk i systemets arkiv. Det gir full orden i viktige papirer, ingenting blir borte.
- Tilgang overalt: Ved å fakturere elektronisk og 100 % papirløst vil du ha tilgang overalt.
Forskjell på elektronisk faktura (EHF) og e-faktura
Begrepene “elektronisk faktura” og “eFaktura” kan skape litt forvirring, men forskjellen er enkel: Hvis noen sender deg en eFaktura, så sendes fakturaen direkte til nettbanken din. Sender noen deg en EHF-faktura, så sendes fakturaen direkte til bilagsmottaket i ditt regnskapssystem.
Det meste av informasjon i en EHF-faktura er ferdig utfylt. Dersom du i tillegg har direkte remittering, vil betalingsinformasjonen – slik som bankkontonummer og KID-nummer – være ferdig utfylt. Du trenger kun å velge kostnadskonto og godkjenne betalingen.
Slik sender du en faktura med EHF
Det første du må gjøre når du går over til elektronisk fakturering, er å melde inn din egen bedrift i ELMA-registret, det offentlige registeret for alle mottakere av EHF-faktura. Registreringen gjør du selv – eller vi for deg – ved å bestille tilgangen via regnskapssystemet du bruker. Når dette er gjort, kan du sende og motta EHF-fakturaer. I ELMA kan du også søke opp alle andre registrerte organisasjoner. (OBS: Hvis du bytter regnskapssystem, må du først slette din gamle ELMA-oppføring og deretter registrere deg via ditt nye regnskapssystem.)
Du oppretter en EHF-faktura akkurat på samme måte som om du skulle sende den på papir eller som e-post. Det eneste du behøver å gjøre, er å registrere kundens organisasjonsnummer. Det gjør du enten i kundelisten, eller når du har laget en regning og skal velge forsendelsesmåte.
Dersom du har registrert en kunde med organisasjonsnummer, vil fakturasystemet automatisk sjekke nummeret opp mot det sentrale adresseregisteret for EHF. Dersom mottageren kan motta EHF-fakturaer, vil fakturasystemet foreslå å sende fakturaen i EHF-format. Du behøver heller ikke tenke på om du har riktig e-post- eller postadresse. Organisasjonsnummeret til kunden er adressen.
Du kan få kopi av fakturaen på vanlig måte. Merk at loven fortsatt krever at purringer sendes på papir.
Et krav fra SMB Accounting
«Vi i SMB Accounting gjør helst alt digitalt», sier daglig leder Øyvind Sundsbø. «De aller fleste av våre kunder gjør også det. Og ingen nye kunder får lenger innpass hos SMBA med manuelle regnskapsrutiner. Innen 2023 vil SMB Accounting trolig kreve full digitalisering av regnskapsførselen – med elektroniske bilag, EHF-faktura og direkte remittering – av alle våre kunder. Vi skal naturligvis hjelpe til slik at det kan skje smertefritt og enkelt for vår kunde. – Som vil oppleve en mer effektiv hverdag når endringen er gjort», avslutter Øyvind.
Er du usikker eller har spørsmål om elektronisk faktura og EHF? Ta kontakt med din autoriserte regnskapsfører i SMB Accounting.
