Hjemmekontor er blitt «normalisert» etter Covid-pandemien. Det førte også til at myndighetene har klargjort reglene for hvordan hjemmekontor skal praktiseres. Både arbeidsgiver og arbeidstaker har fått både plikter og rettigheter med Arbeidstilsynets nye forskrift gjeldende fra 1. juli 2022.
Den ansattes plikter og rettigheter
En av endringene som trer i kraft er at det skal være samme arbeidstid på hjemmekontor som på arbeidsplassen. Arbeidstaker skal altså «levere» 7,5 timer per dag (avtalefestet dagsverk) også fra hjemmekontoret.
Den ansatte har både rett og plikt til å delta aktivt i utforming og tilpasning av hjemmekontoret og bidra til at arbeidsmiljøhensyn ivaretas.
Arbeidstakeren plikter også aktivt å initiere og delta i digital kommunikasjon og møter fra hjemmekontoret med kolleger og forretningsforbindelser.
Innskjerping av arbeidsgivers ansvar.
Arbeidsgiver skal ivareta systematisk arbeidsmiljøarbeid også på hjemmekontoret og se til at arbeidssted, arbeidsutstyr og innemiljø ikke skal medføre uheldig fysisk belastning, Arbeidstilsynet gir gode råd til utforming av hjemmekontoret på sine hjemmesider; www.arbeidstilsynet.no.
I tillegg skal arbeidsgiver ivareta det psykososiale arbeidsmiljøet også på hjemmekontor. Dette innebærer blant annet å legge til rette for at alle i virksomheten har mulighet for kontakt og kommunikasjon med hverandre.
Men ikke alle regler i Arbeidsmiljøloven gjelder for hjemmekontor – for eksempel ikke kapittel 2, 3 og 4 (unntatt 3-1).
Fordeler og ulemper
Gevinstene ved bruk av hjemmekontor er spesielt større fleksibilitet og kontroll over egen arbeidssituasjon for den ansatte. Mindre reisetid er en opplagt gevinst. Kanskje gir det større ro til arbeid med komplekse oppgaver.
Ulempene er også flere. Ofte er den fysiske arbeidsplassen dårligere i forhold til ergonomi, plass og HMS-krav. Og det selv om arbeidsgiver investerer i ekstra utstyr til den ansattes hjemmekontor, noe som i seg selv utgjør en kostnad og negativ faktor: det kan bli dyrt. Forstyrrelser fra hjem og familie kan være en negativ faktor. Mange opplever også at hjemmekontor visker ut grensen mellom jobb- og privatliv og at krav til tilgjengelighet øker, også i fritiden. Men spesielt må man se opp for dårligere kommunikasjon, erfaringsutveksling, sosial kontakt og oppfølging fra leder. Begge parter må bidra til å motvirke dette.
Skriftlig avtale
Alle bedrifter som tillater bruk av hjemmekontor som fast ordning skal ha skriftlig avtale om hjemmekontor med alle ansatte som benytter seg av tilbudet. Ifølge en rapport fra Arbeids- og inkluderingsdepartementet er det bare 18 prosent av bedriftene som har dette i 2022.
Avtalen skal minimum omfatte
- Omfanget av hjemmearbeidet, for eksempel hyppighet, varighet og arbeidstid
- Bestemmelser om tilgjengelighet og kommunikasjon
- Eventuelle bestemmelser om bruk av hjemmekontor i prøvetid og om prøvetid for selve ordningen
- Bestemmelser om arbeidssted, forsvarlig arbeidsmiljø og hensyn til helse
- Regler om utstyr – kjøp, betaling, eiendomsrett, drift og vedlikehold
- Regler om konfidensialitet, saksbehandling og oppbevaring av dokumenter
- Regler om innsyn og internkontroll
Avgrensninger
Forskriften fra 2022 gjelder bare den ansattes «eget hjem». Den dekker ikke andre typer fjernarbeid, som for eksempel arbeid fra hytta, fra kaffebaren, arbeid på toget eller arbeid på tjenestereiser.
Forskriften gjelder hjemmearbeid som «fast ordning». Det gjelder når hjemmearbeid skjer jevnlig og regelmessig, for eksempel en-to dager per uke. Dersom omfanget er mindre, for eksempel bare kortvarig eller mindre enn én dag i uken i gjennomsnitt, er hjemmearbeidet «sporadisk», selv om det skjer jevnlig. Bedriften må da vurdere om også dette er del av en fast ordning. I så fall gjelder forskriften.
Åtte råd til arbeidsgivere fra Arbeidstilsynet
- Oppdater deg på reglene.
Sett deg godt inn i hjemmekontorforskriften og endringene som trådde i kraft 1. juli 2022 og sørg for å overholde kravene. - Finn en god balanse.
Drøft med de ansatte hva som er en god balanse for kontorarbeid og hjemmekontor. Hvor mange dager kan eller bør de ansatte sitte på hjemmekontor? Er det noen oppgaver hvor hjemmekontor ikke er egnet? Og bør du oppfordre de ansatte til å være til stede på kontoret bestemte ukedager? - Lag tydelige avtaler.
Sørg for skriftlig avtale om hjemmekontor. Avtalen kommer i tillegg til ordinær arbeidsavtale. Avtalen bør blant annet beskrive omfang av hjemmekontor og arbeidstid. Den bør også presisere når arbeidstakeren skal være tilgjengelig for arbeidsgiver. - Hold kontakt.
Sørg for god dialog med arbeidstakerne både når de jobber hjemmefra og på arbeidsplassen. Vær tilgjengelig digitalt. - Legg til rette for gode møter.
Sørg for løsninger som sikrer at hybride møter fungerer godt for alle – både de som er samlet i et møterom og de som henger på veggen. Pass på at møterommene er teknisk rigget for sømløst å kunne koble til eksterne. - Sørg for god ergonomi.
Pass på de ansatte har en ergonomisk god arbeidsplass hjemme, gjerne med regulerbar arbeidsstol, god belysning og stor regulerbar dataskjerm. Hvis hjemmekontoret ikke er optimalt tilpasset, kan relevante tiltak som variasjon i arbeidsstilling, tiltak for fysisk aktivitet og hyppigere pauser bidra til å forebygge belastningsplager. - Husk bevegelse.
Oppfordre de ansatte til å bevege seg på hjemmekontoret, slik man ellers ville gjort ved å gå til og fra møter eller til lunsjrommet på arbeidsplassen. - Vær oppmerksom.
Har du medarbeidere som kvier seg for å komme tilbake på kontoret? Ta en prat med medarbeideren for å finne årsaken til at de kvier seg. Er det forhold på jobb som gjør at vedkommende ikke ønsker å komme tilbake? Eller er det forhold hjemme som gjør at medarbeideren heller vil sitte der? Ta omsorgsplikten du har som arbeidsgiver på alvor og våg å spørre.
Kilde: Arbeidstilsynet
