Fristen for å avholde ordinær generalforsamling i aksjeselskaper er innen seks måneder etter utgangen av regnskapsåret. Dette innebærer som regel at generalforsamling må avholdes senest 30. juni.
Innkalling til generalforsamling skal være sendt senest én uke før generalforsamlingen skal avholdes, om ikke vedtektene gir en tidligere frist. Det er styret som innkaller til generalforsamling og selskapets aksjonærer som har møte- og stemmerett.
Årsregnskapet og eventuelt årsberetningen og revisjonsberetningen skal sendes sammen med innkallingen eller må alternativt legges ut på selskapets nettsider.
Senest en måned etter at generalforsamling er avholdt skal årsregnskapet sendes inn via Altinn til Regnskapsregistret. Aller siste frist for dette er altså 31. juli. Deretter påløper forsinkelsesgebyr.
Forenklet generalforsamling
I 2013 kom nye regler om forenklet generalforsamling. Formålet med reglene er å gi en oppskrift på en enkel måte å avholde generalforsamling på, særlig i små selskaper. Reglene gjør at generalforsamling kan holdes uten å følge den formelle fremgangsmåten som angis i aksjeloven.
Forutsetningen for å gjennomføre forenklet generalforsamling er at at alle aksjeeierne blir informert og får anledning til å motsette seg forenklet behandling. Samtlige aksjeeiere skal gis mulighet til å delta i behandlingen av saken.
Saksliste, møteleder og protokoll
Den ordinære generalforsamlingen skal alltid godkjenne årsregnskapet og bestemme om det skal utbetales utbytte til aksjonærene. Det er styret som foreslår hvor mye som skal utbetales i utbytte, og generalforsamlingen som beslutter utbetaling. Endringer i aksjekapitalen, fusjon, fisjon, vedtektsendringer og valg av styremedlemmer er andre saker som skal behandles av generalforsamlingen når dette er aktuelt.
Ved åpningen av generalforsamlingen skal det velges en møteleder. Møtelederen skal sørge for at det føres protokoll fra generalforsamlingen. Generalforsamlingens beslutninger inntas i protokollen med angivelse av utfallet av stemmegivingen. Det skal angis antallet stemmer som er avgitt, og hvor mange aksjer og hvilken andel av aksjekapitalen de avgitte stemmene representerer, samlet og for og mot den enkelte beslutningen i den utstrekningen det er relevant for utfallet av avstemningen.
En oversikt over de som møter på generalforsamlingen skal også inntas i protokollen eller vedlegges denne.
Protokollen skal signeres av møteleder og minst én annen person som velges av general-forsamlingen. Selskap som kun har én eier/aksjeeier og som avholder generalforsamling alene, slipper kravet til medundertegner.
