Hvorfor digitalisering – fagartikkelserie del 4.
SMB Accounting har satset på å være et heldigitalt regnskapsbyrå. Vi håndterer regnskapet digitalt for en rekke såkalte vekstselskap, de med rask vekst i omsetning typisk under 50 MNOK. Vi får ukentlig bevis for fordelene med å ha et regnskap online og hvordan automatisering kan forenkle hverdagen for oss og disse selskapene. I denne artikkelen – del 4 i vår fagartikkelserie om hvorfor digitalisering av regnskapet er smart – ser vi på alle fordelene som heldigital regnskapsførsel kan gi vekstbedrifter.
Skybaserte, digitaliserte regnskapsprogram er for moderne ledere i vekstselskapene nærmest å regne som et «must», en selvfølgelighet. Derfor har også mange kommet til oss i SMB Accounting. Her gir vi deg 10 gode grunner til at et online, digitalisert regnskap vil øke både lønnsomheten og din profesjonelle image:
Lavkost Hyllevare.
Å komme i gang med et skybasert regnskapssystem har svært lav terskel. Du investerer minimalt med tid til oppstart, opplæring etc. Disse systemene er hyllevare og krever ingen store implementeringsprosesser. Også økonomisk har slike systemer lav startkostnad: Kanskje bare med de helt essensielle funksjonene til å begynne med, men med alle muligheter til å bygge på etter hvert. Du slipper egen regnskapsstab, bare koordinér med regnskapsfører. Går du derimot for eksempelvis Visma Global, er du nærmest garantert å måtte ha en IT-konsulent in-house eller innleid.
Lite Hardware.
Med skybasert regnskapssystem får du minimale utgifter til IT-infrastruktur og maskinvare. Her holder det med «tynne klienter» og/eller laptops, tablets og mobiltelefoner.
Du får profesjonelle funksjoner uten å betale for dem.
Gjennomført profesjonalisering i alle ledd er viktig og nødvendig for og under vekst, både for å beholde kontroll og som «ansikt utad» mot investorer og marked. Digitale systemer håndterer raskt økende volum også i ERP-funksjoner, arkiv, elektronisk attestering o.a. prosesser.
Rigget for vekst.
Etter hvert som selskapet vokser med flere ansatte, flere avdelinger, konsernstruktur, flere aksjonærer, osv., bygges regnskapet enkelt ut i fleksible hierarkier med avdelings- og prosjektregnskap, konsolideringsfunksjoner og rapportering. Dette opprettes og implementeres enkelt med hjelp fra regnskapsføreren.
Regnskapet blir ferskvare.
Du vil alltid ha et regnskap som er helt à jour og tilgjengelig, med enkel og mobil oversikt over inn- og utgående balanse, fakturaer, regninger og utgifter. Det gir deg raskt et godt overblikk over den økonomiske statusen generelt. Du har ingen fysiske bilag. Alt ligger lagret «i skyen», alt på ett sted. Det blir slutt på bilagsmapper og arkivering. Du mister ikke kvitteringer, fakturaer, frister, inn- eller utbetalinger. Systemet strukturerer for deg og passer på – automatisk! Tar du i bruk elektronisk fakturering vil du også få bedre pengeflyt i bedriften og kontinuerlig oversikt på pengeflyten i sanntid.
Bedre for brukeren/de ansatte – og eksterne.
Systemene er blitt brukervennlige og enkle; med fleksible, menybaserte funksjoner der du velger de funksjonene du selv vil ha i menyene. Du tildeler spesifikk og evt. tidsbegrenset tilgang til hver enkelt bruker, slik at regnskapsføreren, revisor, myndigheter, advokaten, møtebookingsbyrået, banken, M&A-konsulenten (for «Due diligence» gjennomgang) og andre enkelt kan hente de dataene de trenger selv, uten å bry deg.
Blir regnskapssystemet din dagligbank?
Med bankintegrasjon sendes alle inn- og utbetalinger via din bankkonto automatisk til regnskapsprogrammet ditt. Du har dermed løpende oversikt over kontantstrømmen i selskapet til enhver tid. Dessuten kan regnskapsprogrammene vi benytter i SMB Accounting; som 24SevenOffice og Tripletex; tilby i eget system eller integrere regnskapet med for eksempel nettbutikken din, kundeoppfølgingssystem (CRM), booking- og kassasystem, personalsystem, timeføring, reise-/utlegg, inkasso, rapporteringssystem og selvfølgelig årsavslutning.
(Se mer om dette i vår artikkel «Blir økonomisystemet din neste bank?» fra 01.02 2021.)
Sømløst samarbeid med regnskapsfører.
Ved samarbeid med regnskapsfører er du ikke lenger avhengig av å måtte bruke samme PC eller kopiere filer seg imellom. Du kan jobbe med de samme dataene som regnskapsfører samtidig. Samarbeidet med en regnskapsfører blir dermed mye enklere, og her kan det også være penger å spare.
Økt sikkerhet.
En annen stor fordel med et online regnskap er sikkerhetskopieringen. Med en skybasert løsning skjer all sikkerhetskopiering av data fortløpende mens du jobber. Du trenger derfor aldri mer å ta sikkerhetskopier. En stor bekymring mindre å tenke på der altså, dersom uhellet skulle være ute.
Alle programoppdateringer gjøres automatisk.
Du trenger ikke lenger tenke på manuelle oppdateringer av programvare eller nye installasjoner. Med en online løsning vil du til enhver tid ha nyeste versjon av programmet, uten å måtte gjøre noe som helst av oppdateringer selv. Og husk: digitale regnskapsprogrammer er fremtiden. Det er disse som programvareselskapene satser på og oppdaterer. Gamle, fast installerte regnskapssystemer vil faset ut etter hvert.
Konklusjonen:
Den bør være helt klar for økonomiansvarlige i alle vekstbedrifter: Ta i bruk et digitalt regnskapssystem jo før, jo heller. Helst i samarbeid med et digitalisert, moderne regnskapsbyrå – som for eksempel oss i SMB Accounting! 🙂 Ta kontakt!
