Hvorfor digitalisering – fagartikkelserie del 2.
Det er dumt å droppe digitaliseringen! Å utnytte mulighetene som digitalisering gir, er ikke lenger et spørsmål om man «orker» å ta det i bruk. Det er et spørsmål om bedriften om noen år har overlevd utviklingen og fortsatt eksisterer. Jobber du fortsatt med manuelt regnskap, men vil gå over? Ta kontakt straks!
Vi vet alle at utviklingen går fremover. Vi vet at det er viktig å tilpasse seg. Men mange regnskapskunder opplever det likevel som enklere å «fortsette som før», med tradisjonelle, manuelle regnskapstjenester. Når man har jobbet med noe lenge, har godt fungerende rutiner og så plutselig skal forandre dem, kan det oppleves som vanskelig. For bedriften kan det å «fortsette som før» også i en periode gi en lavere regning fra regnskapsføreren enn den digital regnskapsføring gir i starten. Å ta i bruk ny teknologi krever mer opplæring, andre arbeidsmetoder og høyere IT-kostnader. Derfor er det også mange regnskapsførere som ikke har digitalisert sine tjenester.
Gradvis digitalisering
Det har vært en lang tradisjon i Norge at spesielt større bedrifter har ønsket å ha kontroll på regnskapet i eget hus. De har derfor har ansatt egne regnskapskyndige for å håndtere bilagsføringen i selskapet. Dette har vist seg å være både sårbart og kostbart for mange. Flere og flere har tatt steget mot digitalisert regnskapsføring for å effektivisere prosesser samt frigjøre tid og ressurser.
De siste 10 årene har det blitt introdusert mange nye muligheter for å effektivisere papirflyten i bedriftene. Dokumentsenter gjorde det mulig å skanne alle fakturaer og bilag inn i økonomisystemet, slik at man slapp å ta vare på papirutgaver av bilag. Dette var svært tidsbesparende, da man til enhver tid kunne finne tilbake til dokumenter uten å måtte gå i arkiver for å finne riktig bilag.
Så kom EDI fakturaer, som var krav fra større leverandører – og deretter EHF fakturaer, som gjorde det mulig å sende fakturaer rett fra et økonomisystem og inn i eget system. Mange har opplevd at de har spart både tid og penger på blant annet porto og papir. Dessuten ved automatiserte prosesser som at fakturaen lå i økonomisystemet til mottaker straks den var ferdigmeldt i eget system.
Hvorfor skal man da ta i bruk ny teknologi?
Med et digitalt tilgjengelig og oppdatert regnskap vil du åpne opp for en helt annen kontroll på økonomien og utviklingen til selskapet ditt. Store mengder informasjon blir strukturert, satt i system og organisert. Slik kan du lettere utnytte riktig informasjon i hverdagen, uten å taste den samme informasjonen mange ganger og flere steder. En annen fordel med digitalisert regnskap er at det er lettere å ha kontroll på frister og forfall. Digitalt regnskap gir deg videre mulighet til å automatisere mange prosesser. Jo flere transaksjoner du har, jo billigere blir det per transaksjon. Du kan knytte flere systemer sammen og oppnå store besparelser i manuelt arbeid. Gode norske, skybaserte økonomisystemer er lette å lære. De gir deg også gode rapporter med visuell fremstilling av alt det du måtte ønske deg. Når dette settes i system ser vi at effektiviteten øker i bedriften. Tidsforbruket går ned både for bedriftsleder og regnskapsfører. Både du og regnskapsføreren jobber smartere og billigere.
Hvis du drømmer om en mer effektiv hverdag med mer kontroll og automatiserte prosesser, er det på tide å digitalisere regnskapet.
Hva kan SMB Accounting hjelpe deg med?
Det finnes nesten utallige løsninger for å digitalisere regnskapsarbeidet. SMBA har valgt å spesialisere seg på tre av de mest benyttede, skybaserte regnskapssystemene på markedet: 24Seven Office, Tripletex og Cordel. Vi hjelper deg med å vurdere hvilken av disse som passer for dine behov. Vi har jobbet med mennesker i mange år og ser at hvor raskt et selskap utnytter den nye teknologien, avhenger av hvor fort de ansatte og ledelsen integrerer nye rutiner i hverdagen. Derfor legger vi vekt på å gi god opplæring og inkludere brukerne tidligst mulig og gjennom hele prosessen.
